Tipps zum Büroumzug

Wer mit seiner Firma umzieht, hat mehr zu planen als bei einem normalen Wohnungsumzug. Es geht darum, Mitarbeiter und Büroausstattung möglichst rasch und ohne Reibungsverluste von A nach B zu bringen. Ist der neue Standort weiter entfernt, beispielsweise innerhalb Österreichs oder im Ausland, wird die Organisation noch komplizierter.

Wer mit seiner Firma umzieht, hat mehr zu planen als bei einem normalen Wohnungsumzug. Es geht darum, Mitarbeiter und Büroausstattung möglichst rasch und ohne Reibungsverluste von A nach B zu bringen. Ist der neue Standort weiter entfernt, beispielsweise innerhalb Österreichs oder im Ausland, wird die Organisation noch komplizierter.

Daher ist es am besten, eine Checkliste und im Zusammenhang damit einen großzügigen Zeitplan zu erstellen, damit kein Punkt vergessen wird. Je besser die Vorbereitung, umso eher lassen sich plötzlich auftretende Schwierigkeiten bewältigen.

Mehrere Monate Vorlaufzeit

Der Startschuss fällt in dem Moment, wenn der Mietvertrag für die bisherigen Räumlichkeiten gekündigt werden muss; zu diesem Zeitpunkt sollte der neue Vertrag bereits vorliegen. Bei der Kündigung sind eventuell Fristen zu beachten. Auch lassen sich jetzt schon Termine für die Übergabe der bisherigen Arbeitsstätte vereinbaren.

Anschließend, möglichst jedoch drei Monate vor dem Umzugstag, sind die Mitarbeiter zu informieren. Wer klug vorgearbeitet hat, ordnet immer einen Mitarbeiter oder ein Team einer bestimmten Sonderaufgabe für den Umzug zu. Außerdem ist es wichtig, den Mitarbeitern den neuen Arbeitsort schmackhaft zu machen.

Umzugsfirma suchen

Ein Rundgang durch das Unternehmen zeigt, wie viel eingepackt und umgezogen werden muss. Meist können das die Mitarbeiter nicht allein leisten, besonders in Bezug auf Aktenschränke, Schreibtische und hohe Regale. Es gibt erfahrene Umzugsfirmen, die auf Firmenumzüge spezialisiert sind oder damit zumindest viel Erfahrung haben.

Finanziell ist es häufig billiger, professionelle Umzugshelfer zu verpflichten, als die kostbare Zeit der Mitarbeiter vollständig für das Ein- und Auspacken zu verwenden. Die zugeteilten Sonderaufgaben sollten also nicht zu umfangreich sein, damit auch die Tagesarbeit bewältigt werden kann.

Der Umzugstermin ist frühzeitig festzulegen. Am einfachsten ist es, die gewählte Umzugsfirma (mehrere Angebote einholen!) für den kompletten Umzug inklusive empfindlicher Geräte zu verpflichten. Diese Firmen sind meist sehr gut gegen Schäden versichert, auch arbeiten sie viel schneller, als es die Mitarbeiter können.

Außerdem wissen die Umzugshelfer, welches Equipment sie brauchen: Decken, Gurte, Einpackhilfen sowie ein Außenfahrstuhl, wenn das Treppenhaus zu eng ist, sind vorhanden und werden nach Bedarf eingesetzt. Auch die Kartons werden optimal gepackt.

Detaillierte Lagepläne erstellen

Vor dem Umzug ist eine Inventur anzuraten: Manche Altlast kann vor dem Umzug sicher noch ausgemistet werden. Dafür bleiben weitere Fragen: Wer sitzt wo und mit wem zusammen? Eine intensive Kommunikation und die Genauigkeit der Lagepläne holen die Mitarbeiter mit ins Boot. Jeder sollte Bescheid wissen, was auf ihn zukommt.

Es darf nicht vergessen werden, dass nach einem Umzugstag viel Arbeit auf alle Mitarbeiter wartet: Zwar stellen etliche Umzugsunternehmen in Österreich die Möbel am gewünschten Platz auf, aber es bleibt dennoch einiges auszupacken. Bis das Büro wieder vollständig eingerichtet ist, können ein paar Wochen vergehen.

Daher ist es im Vorfeld ebenso wichtig, Lagepläne für die neuen Räumlichkeiten zu erstellen: Wo kommt welches Möbel hin, wohin mit den empfindlichen Geräten? Ist der Plan gut, werden die Kartons passend beschriftet, sodass es beim Aufstellen in den Räumen keine Unsicherheit gibt.

Adressenänderung bekannt geben

Spätestens einen Monat vor dem Umzugstag werden Geschäftsfreunde und Kunden per Mailing sowie über die Homepage informiert. Überhaupt muss auf der Website die neue Adresse, gegebenenfalls mit neuer Telefonnummer, eingepflegt werden. Dazu wird häufig ein externer Dienstleister gebraucht.

Weiterhin sind Handwerker und Techniker gefragt, die am alten Standort die Wände streichen beziehungsweise sich in allen Räumen um den Kabelsalat und die Anschlüsse kümmern. Das gilt für die PC-Arbeitsplätze ebenso wie für die Küche, falls diese mit umzieht.

Außerdem müssen die IHK, das Steuerbüro, die Banken und Versicherungen, Lieferanten, das Finanzamt und andere mehr einen Bescheid über die neue Firmenadresse erhalten.

Kurz vor dem Umzugstag

Etwa eine Woche vor dem Umzugstag wird ein Nachsendeantrag bei der Post eingereicht. Neue Visitenkarten sind ebenfalls wichtig. Auch wird es ein paar Tage später Zeit, den Anrufbeantworter passend zu besprechen oder eine Rufumleitung zu beantragen.

Wer selbst packen will, fängt spätestens drei Tage vor dem Umzug damit an: Schrankinhalte kommen in Kartons, die Schrankschlüssel werden im passenden Karton verstaut oder mit Klebeband innen an die Schranktüren geheftet. Zerbrechliches bekommt einen speziellen Aufkleber oder Schriftzug auf der Umverpackung.

Nicht zuletzt muss der Firmenwagen umgemeldet werden. Ein letzter Rundgang im alten Büro sorgt dafür, dass nichts zurückbleibt.