Der Büroumzug als Teamarbeit

Unternehmer können Einiges dafür tun, um das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl unter ihren Mitarbeitern zu festigen. Gelingen kann das sogar im Rahmen eines Büroumzugs, denn gerade er macht ein hohes Maß an Teamarbeit erforderlich.

Unternehmer können Einiges dafür tun, um das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl unter ihren Mitarbeitern zu festigen. Gelingen kann das sogar im Rahmen eines Büroumzugs, denn gerade er macht ein hohes Maß an Teamarbeit erforderlich. 

Ein Umzug ist immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden

Ein Büroumzug ist Aufwand – allerdings kann ein gelegentlicher Wechsel der Raumstruktur durchaus die Abläufe verbessern und den Teamgeist fördern. Essenziell ist in diesem Zusammenhang, dass der Büroumzug gut geplant ist – denn nur so kann der Arbeitsausfall möglichst gering gehalten werden.

Ganz gleich, ob es lediglich in eine andere Etage oder sogar in ein neues Gebäude gehen soll: Ein Büroumzug betrifft grundsätzlich alle Mitarbeiter. Und er wird vermutlich nicht von allen Seiten mit Begeisterung aufgenommen werden, denn Veränderung ist immer auch mit Anstrengung verbunden. 

Diese Anstrengung kann reduziert werden, wenn das gesamte Team in den Büroumzug mit einbezogen wird – und zwar von Anfang an. Je eher das geschieht, desto besser die Chance, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter gut mit den neuen Gegebenheiten zurechtfindet. 

Organisation ist die halbe Miete

Um den Aufwand, den ein Büroumzug mit sich bringt, ohne Probleme bewältigen zu können, empfiehlt es sich grundsätzlich, rechtzeitig ein Organisationsteam festzulegen, das Input aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenträgt.

So wird gewährleistet, dass im Rahmen des Büroumzugs die Wünsche, Interessen und Anforderungen aller Abteilungen berücksichtigt werden. Während manche Mitarbeiter lieber ein Einzelbüro haben wollen, sind andere froh, wenn sie sich ihr Büro mit mehreren Kollegen teilen können, um beispielsweise Absprachen schnell und unkompliziert treffen zu können.

Indem von jeder Abteilung eine Repräsentantin oder ein Repräsentant in die Umzugsplanung mit eingebunden wird, kann gewährleistet werden, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausreichend Beachtung finden. So kann ein Büroumzug als Teamaktivität genutzt werden. 

Einbindung der Mitarbeiter als Schlüssel zum Erfolg

Das Organisationsteam sollte so früh wie möglich zusammengestellt werden. Regelmäßige Meetings ermöglichen es, allen Beteiligten ein kurzes Update und die grundsätzliche Möglichkeit zu geben, die eigenen Interessen einfließen zu lassen. Idealerweise verfügt das Organisationsteam über einen Projektleiter, der die Verantwortung trägt. 

Indem ein Büroumzug auf diese Art und Weise als Teamaktivität genutzt wird, kann er viel zur Mitarbeitermotivation beitragen. Dadurch kann er wiederum dem Unternehmen dabei helfen, seine strategischen Ziele zu erreichen. Auf keinen Fall sollten alle Eventualitäten eines Büroumzugs über den Kopf der Mitarbeiter hinweg entschieden werden. Das nämlich kann dazu führen, dass sie sich ausgeschlossen fühlen. 

Ein Büroumzug ist der ideale Zeitpunkt für Optimierungsprozesse 

Wesentlich zur Motivation der Mitarbeiter beitragen kann die Tatsache, dass ein Büroumzug die Möglichkeit bietet, Dinge zu verbessern, die man schon immer verändern wollte. Sei es die Optimierung der Prozesse oder die Überarbeitung des Bürokonzepts: Ein Büroumzug bietet die passende Gelegenheit, sich mit diesen Faktoren auseinanderzusetzen, denn auch sie können das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern positiv beeinflussen. 

Um die Dinge zu identifizieren, die verbessert werden können und sollten, bietet es sich an, im Rahmen eines Meetings, das alle Abteilungen mit einbezieht, ein Brainstorming zu organisieren. Dabei sollten alle Vorschläge gesammelt und bewertet werden. 

Erst nachdem alle Faktoren einzeln im Hinblick auf ihren Nutzen im Verhältnis zu ihren Kosten bewertet wurden, sollte eine finale Liste mit den umzusetzenden Verbesserungen festgelegt werden. Auch hierbei gilt es, das Umzugsteam und die Abteilungen mit ins Boot zu holen. 

Fokus auf die Vorteile des Umzugs legen

Um eine positive Stimmung unter den Mitarbeitern zu erzeugen, kann es hilfreich sein, die Vorteile zu betonen, die der Büroumzug mit sich bringt. Vieles gestaltet sich dadurch leichter, denn so werden vorübergehende Nachteile im Rahmen des Büroumzugs eventuell eher in Kauf genommen. Wenn die Mitarbeiter die Vorteile der neuen Räumlichkeiten im Hinterkopf haben, werden sie viel eher zur Teamarbeit bereit sein.

Zusammenfassend kann festgehalten werden: Ein Büroumzug bringt gerade für die Mitarbeiter mehr Veränderungen als jedes andere Ereignis mit sich. Indem das gesamte Team mit einbezogen wird, um das Vorhaben effizient abzuwickeln, lässt er sich als Teamaktivität nutzen, die das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern nachhaltig festigen wird.

Übrigens gehört dazu nicht nur der Zeitraum vor und während des Büroumzugs. Auch danach gibt es in aller Regel noch Arbeiten, die im Team gemeistert werden müssen. Um die Mitarbeiter zu motivieren, bietet es sich an, einen Umtrunk oder eine Einweihungsfeier zu organisieren, um ihnen auf diesem Weg Dankeschön zu sagen.